Lắng nghe là một trong những kỹ năng nền tảng của nhà quản trị để dẫn dắt tổ chức lên đến tầm cao mới, tạo đột phá với phong cách lãnh đạo thích ứng nhanh. Trong môi trường kinh doanh nhiều biến động, cùng với tốc độ phát triển nhanh của tổ chức, doanh nghiệp cần được dẫn dắt theo lối quản lý linh hoạt (Agile Management).

Cách thức quản lý mới này cũng sinh ra những nhà quản trị kiểu mới với những yêu cầu kỹ năng cụ thể.

Chia sẻ về vấn đề này, ông Nguyễn Thế Nghị, Agile Coach tại Học viện Agile phương Nam nhận định:

“Lắng nghe là kỹ năng thiết yếu, giúp nhà quản lý kiểu mới biết được đâu là vấn đề gốc rễ mà đội nhóm cần giải quyết. Việc lắng nghe chủ động cũng mở ra cơ hội để các thành viên chia sẻ được nhiều hơn, từ đó giúp nhà quản lý có cái nhìn và đánh giá về hiện trạng của tổ chức thay vì đưa ra nhận định chủ quan của mình”.

Là một trong những người đầu tiên sở hữu chứng chỉ Enterprise Coach Certificate từ ICAgile, đã chia sẻ Agile đến hàng trăm doanh nghiệp lớn nhỏ cùng hàng ngàn sinh viên, ông Nghị cho biết, khung làm việc Scrum chỉ rõ, Scrum Master có 5 vai trò chính là:

1. Loại bỏ trở ngại giúp nhóm làm việc hiệu quả.
2. Điều phối việc thảo luận, trao đổi.
3. Khai vấn giúp mọi người khám phá tiềm năng và các giải pháp sáng tạo.
4. Bảo vệ nhóm khỏi các phiền nhiễu từ bên ngoài, các công việc quá khả năng hay sự tự mãn.
5. Đảm bảo nhóm hiểu và làm theo quy trình.

“Với những vai trò này, bất cứ nhà quản trị nào cũng có thể thử sức để trở thành một lãnh đạo kiểu mới đúng nghĩa, tránh khỏi những định hướng, tiêu chuẩn mơ hồ không bao giờ đạt được”, ông Nguyễn Thế Nghị cho hay.

Ông Nguyễn Thế Nghị, Agile Coach tại Học viện Agile phương Nam. Ông Nguyễn Thế Nghị, Agile Coach tại Học viện Agile phương Nam.

Cũng theo một chuyên gia Scrum Master, lắng nghe gồm ba cấp độ:

Lắng nghe cấp độ 1 (Level 1): Internal Listening

Bạn vẫn tập trung vào chính mình thay vì người đối diện, bạn nghe họ nói nhưng bạn chỉ chú ý đến ý nghĩa của lời nói đó, giải thích nó theo quan điểm của mình, phán đoán nó theo cách của bạn, dựa trên cảm xúc của bạn và đưa ra kết luận dựa trên cái tôi của bạn.

Nếu bạn lắng nghe như vậy trong suốt buổi nói chuyện, người khác sẽ cảm thấy thất vọng, và cảm thấy không được quan tâm và lắng nghe từ bạn.

Lắng nghe cấp độ 2 (Level 2): Focused Listening

Ở Cấp độ 2, bạn bắt đầu có sự tập trung cao độ vào người đối diện. Bạn sẽ dễ nhận thấy qua tư thế của mình và người đối diện: cả hai ngả người về phía trước, nhìn chăm chú vào nhau. Có rất nhiều sự chú ý vào người kia và không có nhiều nhận thức về xung quanh.

Bạn lắng nghe lời nói, ý nghĩa, thách thức, cảm xúc của người kia. Bạn để ý những gì họ nói và cách họ nói điều đó. Lắng nghe cấp độ 2 truyền đạt sự đồng cảm, làm rõ và hợp tác.

Đó là sự tiếp thu hoàn toàn. Và ở cấp độ này bao gồm thứ ở Cấp độ 1. Điều này không có nghĩa là suy nghĩ Cấp độ 1 không xuất hiện trong nhận thức của bạn. Tất nhiên là có! Nhưng chúng xảy ra nhanh hơn và bạn nhanh chóng gạt nó qua một bên và dành sự tập trung vào người đối diện một cách hoàn toàn.

Ở Cấp độ 2, bạn sẽ không bao giờ nghĩ trước những gì bạn muốn nói tiếp theo hoặc những gì bạn sẽ hỏi. Bạn ở bên cạnh người đối diện trong thời điểm hiện tại và tin tưởng rằng cuộc trò chuyện sẽ diễn ra theo một dòng chảy mạnh mẽ của riêng nó mà bạn không cần phải kiểm soát nó.

Ba cấp độ của năng lực lắng nghe (Nguồn: Scrumviet). Ba cấp độ của năng lực lắng nghe (Nguồn: Scrumviet).

Lắng nghe cấp độ 3 (Level 3): Global Listenting

Để nghe ở cấp độ 3, bạn phải cởi mở và sẵn sàng lắng nghe những thông tin không thể quan sát được trực tiếp hay một cách rõ ràng. Bạn đang lắng nghe mọi người cũng như môi trường xung quanh. Đôi khi nó được mô tả là lắng nghe không gian xung quanh.

Đó là khả năng đọc một căn phòng - tâm trạng, cảm xúc, thông tin chưa được nói ra - và theo dõi nó thay đổi như thế nào để có được phản ứng phù hợp. Có căng thẳng trong không khí không? Cuộc trò chuyện có phẳng lặng hay đầy năng lượng? Những cảm xúc đang tồn tại trong không gian giữa chúng ta là gì? Điều gì đang diễn ra trong không gian giữa chúng ta mà không được nói ra?

Thường lắng nghe hiệu quả là ở cấp độ 2 và 3, và ở cấp độ này sự kết nối giữa người với người sẽ mạnh mẽ và mang lại giá trị cao.

Theo đó, chuyên gia đào tạo Nguyễn Thế Nghị cũng đưa ra cách ví von khá thú vị khi cho rằng lắng nghe cũng giống như thiền vậy. Đó đều là việc chúng ta đẩy những suy nghĩ hỗn tạp đi để tập trung vào yếu tố cốt lõi. Tiếp đó, ông cũng chia sẻ những bí quyết cụ thể để lắng nghe chủ động sao cho hiệu quả.

Là một nhà quản trị, bạn phải có nhận thức rõ về tầm quan trọng của việc lắng nghe và bản thân bạn phải luôn là người biết lắng nghe. Chỉ khi nào chính bạn là một người biết lắng nghe, bạn sẽ tạo dựng được lòng tin từ những thành viên của Scrum team, và những bên liên quan ngoài Scrum team.

Qua đó bạn sẽ lan toả và dần chia sẻ khả năng lắng nghe và nhận thức về tầm quan trọng của nó đến những thành viên còn lại của Scrum team và những lãnh đạo trong tổ chức.

Khả năng lắng nghe không phải là thiên phú, mà nó có được từ sự nhận thức và sự tập luyện. Đầu tiên bạn phải nhận thức và hiểu được tầm quan trọng của nó. Sau đó, bạn cần tập luyện nó hằng ngày với nhiều người khác nhau.

Trên con đường đó, bạn sẽ nhận thấy được, mỗi khi bạn lắng nghe nhiều hơn, thế giới xung quanh của bạn cũng sẽ khác đi rất nhiều. Giá trị của sự chân thành, lòng tin sẽ càng ngày càng lớn hơn theo.

Tổng hợp