Quản trị sự thay đổi - Tầm quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp

Là một khái niệm kinh doanh quan trọng trong doanh nghiệp, tác động trực tiếp đến yếu tố con người, quy trình, tổ chức; quản trị sự thay đổi giúp gia tăng sự thành công của các dự án và sáng kiến quan trọng.

Hơn thế, doanh nghiệp sẽ cải thiện được khả năng thích ứng nhanh chóng của mình trong quá trình thực hiện quản lý các thay đổi.

Trong môi trường kinh doanh liên tục biến động, doanh nghiệp phải có kế hoạch để quản trị sự thay đổi tốt.

Nếu không, tổ chức của bạn có thể sẽ phải chịu những áp lực, căng thẳng cũng như không đạt được những kế hoạch mình đề ra.

null
Thông qua việc tiêu chuẩn hóa sự nhất quán và tính hiệu quả của công việc được giao, quản lý sự thay đổi đảm bảo không bỏ sót yếu tố con người ở tổ chức (Ảnh: Internet).

Khi các điều chỉnh được thực hiện, nhân viên hiểu được vai trò mới của họ.

Bên cạnh đó, quản trị tốt các thay đổi cũng giúp cải thiện văn hóa của tổ chức theo hướng phù hợp nhất.

Không những vậy, thông qua việc đảm bảo sự sẵn sàng cho những biến động có thể xảy ra, quản trị sự thay đổi cho phép Doanh nghiệp có thể tồn tại và duy trì hoạt động một cách mạnh mẽ trên thị trường trong tương lai.

Những sự thay đổi tác động tới môi trường kinh doanh - Nhà quản lý cần nắm rõ

Các yếu tố có thể tác động tới môi trường kinh doanh bao gồm những yếu tố bên ngoài (chính trị, vĩ mô, nhân khẩu học, vi mô, công nghệ) và yếu tố bên trong (văn hóa, cơ cấu tổ chức).

Yếu tố bên ngoài - Khó có thể kiểm soát, cần chủ động nắm bắt

Yếu tố chính trị: Là những điều kiện về chính trị và các hoạt động của chính phủ làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Ví dụ như quy định pháp chế, luật phát, thuế, các rào cản thương mại, bất ổn xã hội,...

Các yếu tố kinh tế vĩ mô: Đây là những yếu tố ảnh toàn đến ngoài ảnh hưởng đến doanh nghiệp nó còn ảnh hưởng đến cả nền kinh tế.

Bao gồm tỷ lệ thất nghiệp, lãi suất, tỷ giá hối đoái, tỷ lệ tiết kiệm và lòng tin của người tiêu dùng, thời kỳ khủng hoảng và suy thoái, thu nhập thực tế.

null
Yếu tố kinh tế vi mô: Đây là những yếu tố có thể sẽ gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp (Ảnh: Internet).

Bao gồm nhu cầu thị trường, quy mô, nguồn cung cấp, mối quan hệ với nhà cung cấp, số lượng và sức cạnh tranh của doanh nghiệp.

Yếu tố nhân khẩu học: Yếu tố nhân khẩu học thường được sử dụng để phân biệt nhóm khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng.

Các yếu tố nhân khẩu học bao gồm tuổi, giới tính, quy mô gia đình; vòng đời gia đình, giáo dục, nghề nghiệp, thu nhập, tôn giáo, chủng tộc và quốc tịch.

Các yếu tố nhân khẩu học ảnh hưởng đến tất cả các ngành theo hướng tích cực hoặc tiêu cực.

Yếu tố công nghệ: Là những sự đổi mới, phát triển về công nghệ có thể mang lại lợi ích hoặc gây hại cho doanh nghiệp.

Một số sự đổi mới về công nghệ có thể làm tăng tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp như các phần mềm bán hàng, dây chuyền sản xuất tự động.

Bên cạnh đó, một số sáng kiến công nghệ ảnh gây đe dọa cho doanh nghiệp như sự xuất hiện nội dung trên Internet sẽ gây bất lợi cho những doanh nghiệp bán đầu máy DVD, cho thuê đĩa DVD.

Yếu tố bên trong - Chủ động xây dựng và nắm quyền kiểm soát

Văn hóa tổ chức là khuôn khổ của các giá trị, chuẩn mực, tầm nhìn và thói quen được chia sẻ bởi các thành viên có trong tổ chức.

Văn hóa kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến những nhân viên trong doanh nghiệp tương tác với nhau, với khách hàng và các bộ phận liên quan.

null
Cơ cấu tổ chức là cơ cấu mà doanh nghiệp tổ chức để có thể tiến hành các hoạt động của mình (Ảnh: Internet).

Các tổ chức trong doanh nghiệp sẽ được thiết lập theo một trật tự phân cấp nhất định.

Cách thức tổ chức của tổ chức trong doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng nhiều đến cách quản lý của doanh nghiệp.

Chiến lược phát triển doanh nghiệp - Quản trị sự thay đổi trong tương lai

Nhìn lại năm 2020 và 2021, có lẽ nhiều doanh nghiệp đã nhận được một hồi chuông cảnh tỉnh về “mức độ” và “tốc độ” biến động của thị trường.

Tuy nhiên, để đối mặt với những thay đổi, doanh nghiệp cũng nên đánh giá đó là sự khởi động mới cho những bùng nổ về sự phát triển trên hầu hết lĩnh vực.

Khó có thể nắm bắt chính xác được tương lai, dù là trong ngày, tuần sau, quý sau, năm sau hay thập kỷ kế tiếp, vì tương lai không chỉ biến động mà còn chứa đựng những ẩn số khác biệt.

Với cá nhân, bạn sẽ lo lắng về công việc, hạnh phúc và tương lai của con cái.

Với các tổ chức, họ phải đối mặt với sự gián đoạn mô hình kinh doanh, chuyển đổi số và tỷ lệ nghỉ việc cao.

Với xã hội, những thay đổi chưa từng có về khí hậu, kinh tế, nhân khẩu học và hệ thống chính trị đang biến đổi rõ rệt hơn bao giờ hết.

Là một người theo chủ nghĩa tương lai, bạn nên dành phần lớn thời gian để giúp các công ty, giám đốc điều hành và đội ngũ hiểu rõ về cách định hình tương lai và chuẩn bị một cách có trách nhiệm.

Mục tiêu không phải là dự đoán tương lai mà là sẵn sàng ứng phó cho nhiều tình huống có thể xảy ra khác nhau.

Thời gian để chuẩn bị cho sự thay đổi không phải là khi diễn ra, mà đó là trước khi vấn đề xảy ra và trong thời gian tương đối ổn định.

null
Phản ứng trước sự thay đổi trong thời điểm này khiến chúng ta mãi trong thế phòng thủ và hậu quả có thể rất nghiêm trọng (Ảnh: Internet).

Bạn không thể thấy tương lai đang hướng tới đâu vì sự chú ý đang bị dồn vào việc né tránh tình huống tiếp theo.

Điều này khiến tổ chức gặp phải những rủi ro không cần thiết và bỏ qua những cơ hội mới.

Đó là công thức dẫn đến sự thất vọng và hiệu suất tụt hậu, thậm chí là sụp đổ.

Mặc dù việc tìm kiếm “thời điểm thích hợp” để chuẩn bị cho sự thay đổi có thể khó khăn, nhưng tin vui là vẫn có vô số cách để bắt đầu.

Quy trình quản trị sự thay đổi - Chiến lược cần có cho từng doanh nghiệp

Dưới đây là 04 bước mà các nhà lãnh đạo có thể thực hiện để chuẩn bị cho tổ chức phát triển trong bối cảnh thay đổi liên tục.

1. Tiến hành "kiểm tra thay đổi" - Bước sẵn sàng

Việc đánh giá toàn diện mức độ sẵn sàng của tổ chức đối với một thế giới không ngừng thay đổi sẽ cung cấp nền tảng vững chắc cho tương lai.

Tuy vậy, có rất ít nhà lãnh đạo làm điều này một cách nhất quán, bao gồm kiểm tra những thay đổi và phân cấp sự biến động.

null
Đầu tiên, thay đổi tác động mạnh mẽ đến với tổ chức, ngành, và khách hàng là gì? (Ảnh: Internet).

Làm rõ những phòng ban nào luôn sẵn sàng thay đổi hơn những phòng ban khác: Ai đã thể hiện xuất sắc trong 18 tháng qua và tại sao?

Thứ hai, những loại thay đổi nào là thách thức nhất?

Con người có xu hướng thích những thay đổi được chủ động chọn lựa (một công việc mới, mối quan hệ) và sợ hãi hoặc chống lại những thay đổi không thể kiểm soát (sa thải, chia tay hoặc về sức khỏe).

Cuối cùng, tổ chức của bạn có trở ngại gì để điều hướng tới sự thay đổi?

Có một số yếu tố phổ biến bao gồm:

Kiệt sức hoặc lo lắng: Khi mệt mỏi, họ có nhiều khả năng phát triển suy nghĩ với cảm giác bất an, lo lắng tột độ.

Thiếu lòng tin: Khi có sự thay đổi, lòng tin sẽ giúp tổ chức tiến xa hơn bất kỳ nguồn lực đơn lẻ nào khác.

Văn hóa “đối phó”: Có phải tất cả các cấp của tổ chức (bao gồm cả lãnh đạo) không chỉ được phép mà còn được khuyến khích thể hiện suy nghĩ.

null
Không đạt được doanh số/mục tiêu: Khả năng điều hướng thay đổi sẽ vượt xa mức doanh thu mục tiêu (Ảnh: Internet).

Tóm lại, một cuộc kiểm tra thay đổi bao gồm nhiều yếu tố đầu vào, từ tất cả nhân tài trong tổ chức, từ người điều hành “dày dặn” kinh nghiệm nhất đến những nhân viên mới nhất.

Điều này không chỉ nhấn mạnh một nền văn hóa hội nhập, mà thực tế là mọi người đều có nhận thức và quan điểm riêng khi muốn thay đổi.

2. Đặt tư duy trước chiến lược - Quản lý là chưa đủ

Thông thường, các nhà lãnh đạo cho rằng sự thay đổi có thể được “quản lý” và kiểm soát.

Tuy vậy trong thế giới thay đổi liên tục ngày nay, quản lý thay đổi là không đủ.

Các nhà lãnh đạo phải bắt đầu với tư duy của họ về sự thay đổi.

Điều hướng sự thay đổi là cả nghệ thuật và khoa học vì đòi hỏi chiến lược đúng đắn và tư duy đúng đắn.

Nếu tư duy của bạn bắt nguồn từ sự thay đổi và luôn cảm thấy thoải mái, thì bạn nên xem xét mọi thay đổi - dù là tốt hay xấu, lớn hay nhỏ, được mong đợi hay không được chào đón - như một cơ hội để phát triển và cải thiện.

Tuy nhiên, nhiều nhà lãnh đạo đã bỏ qua những động lực này, được gọi là “tư duy thay đổi”.

null
Khi các nhà lãnh đạo và nhân viên có tư duy mở, thái độ và sự nhiệt tình trong việc nâng cấp mối quan hệ của một người có thể trở thành một phần của văn hóa tổ chức (Ảnh: Internet).

Một tư duy thay đổi có thể thể hiện theo nhiều cách, từ cách chúng ta nói về sự thay đổi đến cách thiết lập chiến lược, chính sách và ưu tiên nhân tài.

Các nhà lãnh đạo đóng một vai trò quan trọng trong việc khẳng định tư duy về sự thay đổi.

3. Làm rõ và đánh giá lại người chịu trách nhiệm về sự sẵn sàng thay đổi trong tổ chức - thay đổi vị trí giám đốc

Trong những năm gần đây, một số tổ chức đã mở ra vị trí giám đốc phụ trách thay đổi trong tổ chức.

Trong hầu hết các trường hợp, điều này là hoàn toàn phù hợp trong bối cảnh chuyển đổi số.

Nhân viên có nhiệm vụ giám sát sự chuyển dịch của công ty sang hoạt động kinh doanh kỹ thuật số, dịch vụ và sự hiện diện trực tuyến.

null
Tuy vậy, trong một thế giới liên tục thay đổi như thế giới chúng ta đang sống, vai trò của một giám đốc thay đổi có ý nghĩa mới và tính cấp bách mới (Ảnh: Pexels).

Vai trò này không bị giới hạn ở một chức năng, bộ phận, dự án hoặc mục tiêu cuối cùng.

Tùy thuộc vào quy mô tổ chức của bạn, có thể đã đến lúc cần thêm một người điều hướng thay đổi để giúp toàn bộ công ty chuẩn bị cho một tương lai nhiều biến động.

Thiết kế và nhiệm vụ của vai trò này có thể bao gồm một số đặc điểm sau:

Không bị ràng buộc: Một người điều hướng sự thay đổi chính sẽ có mối liên hệ rõ ràng với văn hóa tổ chức và hoạt động như một mô hình liên kết giữa vô số thay đổi ảnh hưởng đến một tổ chức.

null
Trách nhiệm rõ ràng nhưng linh hoạt: Người điều hướng thay đổi chính giống như một nhà “tiên tri” nội bộ, người có vai trò chuẩn bị tổ chức cho một tương lai chưa được biết đến (Ảnh: Internet).

Không ngừng lấy tài năng làm trung tâm và hướng tới tương lai:

Một nhà điều hướng thay đổi sẽ giúp tất cả nhân viên phát triển tư duy linh hoạt của họ và cải thiện các mối quan hệ của họ để nhanh chóng thích nghi.

4. Hòa nhập và tích hợp “tính linh hoạt” vào văn hóa tổ chức - Cốt lõi của vấn đề

Ở cấp độ rộng nhất, phát triển trong sự thay đổi liên tục có nghĩa là đặt sự thay đổi vào cốt lõi hoạt động đang được thực hiện.

Có nghĩa là có một sự thay đổi trong tư duy, giả định và kỳ vọng.

Thay vì cảm thấy căng thẳng, lo lắng hoặc chán nản khi có sự thay đổi, nên sẵn sàng cho điều đó.

null
Thay vì theo đuổi ảo tưởng về khả năng kiểm soát, nên có sự rõ ràng về những gì thực sự quan trọng (Ảnh: Pexels).

Khi sự không chắc chắn trở thành tiêu chuẩn, sẽ có nhiều cách để các nhà lãnh đạo nâng cấp cách tiếp cận với sự thay đổi.

Điều chỉnh sứ mệnh của tổ chức và các giá trị văn hóa để phản ánh một thế giới thay đổi là một điểm khởi đầu tốt.

Nhưng việc tích hợp dòng chảy vào văn hóa tổ chức phải bắt nguồn từ các hành động, chuẩn mực và thực tiễn theo thời gian.

Tưởng thưởng cho nhân viên vì sự linh hoạt của họ khi tạo ra các giải pháp mới và cách làm mới.

Trao nhiều trách nhiệm hơn cho những nhân viên có thể “rơi vào” tình trạng không chắc chắn, tin tưởng những gì công ty có thể đào tạo và tạo ra những hiểu biết sâu sắc nhất.

Bằng cách đó, khi thay đổi xảy ra, thay vì mặc định cho các tình huống xấu nhất, nhân viên sẽ có thể thích nghi và tự đặt ra câu hỏi: Điều tốt nhất có thể xảy ra là gì?

Năng lực thích ứng linh hoạt là một tập hợp có hệ thống các kỹ năng thích nghi của doanh nghiệp - mà tính linh hoạt chỉ là một phần trong đó.

Thế nên, để nâng cao năng lực thích ứng, doanh nghiệp cần tạo ra sự cân bằng hợp lý giữa tính linh hoạt và khả năng (tự) sửa chữa.

Đã đến lúc, khả năng thích ứng linh hoạt của doanh nghiệp cần nhìn nhận như một năng lực nền tảng, chứ không đơn thuần là một kỹ năng "phát sinh" để ứng phó với những biến động của thị trường.