Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng trưởng nhanh, bài toán không còn nằm ở việc có đào tạo hay không, mà ở chỗ cách doanh nghiệp đang quản trị năng lực có còn đủ để giữ nhịp vận hành khi quy mô mở rộng hay không.

Trong nhiều tổ chức, quản trị năng lực vẫn dựa trên những phương thức quen thuộc: Excel để theo dõi, các công cụ thủ công để tổng hợp dữ liệu, và các chương trình đào tạo được triển khai tách rời khỏi công việc hàng ngày. 

Những cách làm này từng phù hợp ở giai đoạn quy mô nhỏ, khi quản lý còn có thể dựa nhiều vào quan sát trực tiếp và kinh nghiệm cá nhân.

Tuy nhiên, khi đội ngũ tăng nhanh, cấu trúc tổ chức trở nên phức tạp và yêu cầu vận hành ngày càng cao, cách làm cũ bắt đầu bộc lộ giới hạn. 

Chúng không còn đủ để phản ánh năng lực theo thời gian thực, không giúp phát hiện sớm các điểm nghẽn, và đặc biệt không thể nhân bản năng lực một cách đồng đều khi doanh nghiệp mở rộng.

Trong bối cảnh đó, LMS bắt đầu được nhắc đến nhiều hơn. Nhưng không phải như một công cụ đào tạo đơn thuần, mà như một dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang tìm kiếm một cách tiếp cận khác để quản trị năng lực ở cấp độ hệ thống.

Ở bài viết trước, Trends Việt Nam đã phân tích cách khoảng cách năng lực hình thành và âm thầm tích tụ trong các doanh nghiệp tăng trưởng nóng. 

Bài viết này đi tiếp một bước: Làm rõ vì sao những cách làm quen thuộc không còn đủ, giới hạn của chúng nằm ở đâu, và vì sao điều đó buộc doanh nghiệp phải đặt lại vai trò của LMS.

Đọc thêm: Khoảng cách năng lực: Điểm gãy âm thầm trong các doanh nghiệp tăng trưởng nhanh.

Excel và các công cụ thủ công: Giải quyết được gì và ‘chạm trần’ ở đâu?

Trong nhiều doanh nghiệp, Excel và các công cụ thủ công vẫn đóng vai trò như lớp nền cho việc quản trị đào tạo và năng lực. 

Chúng giúp ghi nhận những thông tin cơ bản: Ai đã học gì, học khi nào, kết quả ra sao. Ở góc độ quản lý hành chính, đây là những công cụ quen thuộc, chi phí thấp và dễ triển khai.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng trưởng nhanh, nhu cầu quản trị không còn dừng ở việc ghi nhận, mà chuyển sang khả năng đọc được trạng thái năng lực của tổ chức theo thời gian thực. 

Đây cũng là điểm mà các công cụ thủ công bắt đầu bộc lộ giới hạn. Dữ liệu thường được cập nhật theo kỳ, phụ thuộc nhiều vào con người nhập liệu, và nhanh chóng lạc nhịp so với thực tế vận hành vốn thay đổi từng ngày khi đội ngũ mở rộng.

Quan trọng hơn, Excel không được thiết kế để tạo ra mối liên kết giữa học tập và công việc. 

Việc một nhân sự tham gia đào tạo, sau đó áp dụng kiến thức ra sao trong thực tế, và năng lực đó tác động thế nào đến hiệu suất vận hành thường nằm rải rác ở nhiều bảng dữ liệu khác nhau. 

Khi không có một vòng phản hồi khép kín giữa học - làm - đánh giá, doanh nghiệp chỉ nhìn thấy hoạt động đã diễn ra, chứ không nhìn thấy năng lực đang được hình thành hay suy giảm.

Ở quy mô nhỏ, khoảng trống này đôi khi có thể được bù đắp bằng kinh nghiệm của quản lý và trao đổi trực tiếp. Nhưng khi tổ chức tăng nhanh, đội ngũ phân tán và số lượng quyết định gia tăng, cách làm thủ công không thể nhân bản. 

Quản trị năng lực khi đó trở nên phụ thuộc vào từng cá nhân, thay vì được đặt trong một hệ thống có khả năng theo dõi và điều chỉnh liên tục.

Từ góc nhìn này, vấn đề không nằm ở việc Excel “kém hiệu quả”, mà ở chỗ nó được thiết kế để ghi nhận quá khứ. 

Trong khi đó, doanh nghiệp tăng trưởng nóng cần một cách tiếp cận có thể đọc được hiện tại và cảnh báo sớm những rủi ro năng lực trong tương lai.

Khi đào tạo tách rời công việc, năng lực không thể trở thành tài sản tổ chức

Nếu Excel và các công cụ thủ công chạm trần ở khả năng theo dõi, thì đào tạo tách rời công việc chạm trần ở khả năng tạo ra thay đổi thực chất.

Trong nhiều doanh nghiệp, đào tạo vẫn được triển khai như một hoạt động độc lập: Có kế hoạch, có ngân sách, có khóa học và có báo cáo hoàn thành. 

Tuy nhiên, việc học thường diễn ra bên ngoài dòng chảy công việc, không được neo chặt vào những năng lực cụ thể mà tổ chức cần để vận hành tốt hơn ở từng giai đoạn tăng trưởng.

- Hệ quả đầu tiên là học không dẫn đến thay đổi hành vi. 

Nhân sự có thể tiếp thu thêm kiến thức, nhưng cách họ ra quyết định, xử lý tình huống hay phối hợp trong công việc hàng ngày không thay đổi tương ứng. 

Khoảng cách giữa “biết” và “làm được” vì thế vẫn tồn tại, thậm chí ngày càng rõ rệt khi áp lực vận hành gia tăng.

- Ở cấp độ quản trị, vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn. Khi đào tạo không gắn với công việc, doanh nghiệp khó đo lường được tác động thực sự của việc học lên hiệu suất. 

Các chỉ số quen thuộc như số giờ học, tỷ lệ hoàn thành hay mức độ hài lòng chỉ phản ánh hoạt động đã diễn ra, chứ không phản ánh năng lực đang được hình thành hay cải thiện. 

Đào tạo vì thế dần trở thành một khoản chi phí khó biện minh, đặc biệt trong giai đoạn doanh nghiệp cần tối ưu nguồn lực để duy trì tăng trưởng.

- Quan trọng hơn, đào tạo tách rời công việc khiến năng lực không thể được nhân bản ở quy mô tổ chức. 

Những cá nhân học tốt, áp dụng tốt vẫn tồn tại, nhưng năng lực đó không được chuyển hóa thành chuẩn chung. 

Khi doanh nghiệp mở rộng nhanh, sự phụ thuộc vào một số cá nhân giỏi tạo ra rủi ro vận hành lớn: Chỉ cần họ rời đi hoặc quá tải, toàn bộ hệ thống lập tức chệch nhịp.

Từ góc độ này, vấn đề không nằm ở chất lượng của từng khóa học, mà ở vị trí của đào tạo trong hệ thống vận hành. Khi đào tạo đứng ngoài công việc, nó không thể đóng vai trò dẫn dắt năng lực tổ chức. 

Và khi năng lực không được quản trị như một dòng chảy liên tục gắn với vận hành, khoảng cách năng lực chỉ có xu hướng mở rộng theo tốc độ tăng trưởng.

Vấn đề cốt lõi không nằm ở công cụ, mà ở cách doanh nghiệp vận hành năng lực

Khi nhìn lại Excel, các công cụ thủ công hay những chương trình đào tạo rời rạc, có thể thấy một điểm chung: Chúng giải quyết từng phần việc riêng lẻ, nhưng không tạo ra được một hệ thống vận hành năng lực xuyên suốt toàn tổ chức.

Trên thực tế, doanh nghiệp không thiếu tri thức. Tài liệu nội bộ ngày càng nhiều, khóa học bên ngoài ngày càng đa dạng, chuyên gia và nền tảng học tập ngày càng dễ tiếp cận. 

Tuy nhiên, tri thức chỉ dừng lại ở trạng thái “có sẵn” nếu nó không được chuyển hóa thành năng lực vận hành có thể theo dõi, đo lường và điều chỉnh trong quá trình làm việc hàng ngày.

Điểm nghẽn vì thế không nằm ở việc chọn sai công cụ, mà ở chỗ doanh nghiệp chưa trả lời rõ ba câu hỏi mang tính vận hành.

Thứ nhất, doanh nghiệp thực sự cần những năng lực nào để vận hành tốt ở giai đoạn hiện tại, thay vì chạy theo những kỹ năng “đang phổ biến” trên thị trường. 

Khi năng lực không được định nghĩa rõ ràng theo mục tiêu vận hành, mọi hoạt động đào tạo rất dễ rơi vào tình trạng dàn trải, học nhiều nhưng không chạm đúng điểm cần thiết.

Thứ hai, những năng lực đó đang tồn tại ở mức độ nào trong tổ chức. 

Ai đang đủ, ai đang thiếu, thiếu ở đâu, và mức thiếu đó bắt đầu ảnh hưởng đến hiệu suất từ thời điểm nào. Nếu không có dữ liệu phản ánh trạng thái năng lực theo thời gian, doanh nghiệp chỉ có thể phản ứng khi vấn đề đã trở nên đủ lớn để nhìn thấy bằng cảm nhận.

Thứ ba, doanh nghiệp có cơ chế nào để theo dõi việc năng lực được hình thành và được sử dụng trong công việc hay không. 

Học xong có áp dụng hay không, áp dụng có cải thiện kết quả hay không, và sự cải thiện đó có bền vững hay không. Khi không có vòng phản hồi khép kín này, tri thức dù nhiều vẫn không thể trở thành tài sản chung của tổ chức.

Ở góc độ ứng dụng, điều này đòi hỏi một sự dịch chuyển căn bản trong cách làm. Doanh nghiệp không thể tiếp tục quản trị năng lực bằng những bảng theo dõi tĩnh, cũng không thể kỳ vọng đào tạo tự động tạo ra thay đổi nếu nó đứng ngoài dòng chảy công việc. 

Năng lực cần được đặt vào trung tâm của vận hành, được theo dõi như một biến số sống, có tác động trực tiếp đến hiệu suất và khả năng tăng trưởng.

Đây chính là điểm bản lề của toàn bộ bài toán. Không phải là việc thay Excel bằng một công cụ “xịn” hơn, cũng không phải là tổ chức thêm các khóa học hay chương trình đào tạo mới. 

Điều doanh nghiệp cần là một hệ thống đủ khả năng kết nối học tập, công việc và dữ liệu vận hành, để năng lực không chỉ được dạy, mà được quản trị như một phần của hạ tầng tổ chức.

Từ đây, LMS bắt đầu được nhìn lại không như một công cụ hỗ trợ đào tạo, mà như một lớp hạ tầng giúp doanh nghiệp biến tri thức thành năng lực vận hành có thể nhân bản khi tăng trưởng.

Trong trao đổi với Trends Việt Nam, Edtexco - nền tảng đào tạo thế hệ mới (XLMS) ứng dụng AI - cho biết họ đang phát triển hệ giá trị trong lĩnh vực edtech theo hướng kết hợp giữa phần mềm, nội dung và dịch vụ đi kèm, thay vì tập trung vào một sản phẩm đơn lẻ. 

Cách tiếp cận này xuất phát từ quan sát rằng bài toán năng lực của doanh nghiệp tăng trưởng nhanh không thể được giải quyết chỉ bằng một lớp công cụ riêng rẽ.

- Ở lớp phần mềm, Edtexco triển khai các mô hình khác nhau tùy theo nhu cầu và hạ tầng của từng doanh nghiệp. 

Với hình thức thuê bao, sản phẩm được cung cấp theo năm hoặc theo từng chu kỳ đánh giá. Riêng LMS được xây dựng theo gói dựa trên quy mô nhân sự, nhằm phù hợp với các tổ chức đang trong giai đoạn mở rộng nhanh. 

Song song đó, Edtexco cũng cung cấp mô hình on-premise, cài đặt trực tiếp trên hệ thống của khách hàng, dành cho những doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật và tích hợp.

- Về cấu trúc sản phẩm, Edtexco phát triển song song hai hướng chính. Một là LMS, tập trung vào quản trị đào tạo. 

Hai là X360, nền tảng đánh giá năng lực nhân sự, được định vị như một giải pháp phần mềm thay thế cho cách làm thủ công bằng Excel vốn vẫn phổ biến trong nhiều tổ chức. 

Theo Edtexco, khoảng trống lớn của thị trường hiện nay không nằm ở việc thiếu công cụ, mà ở việc thiếu sự liên thông chặt chẽ giữa hệ thống đào tạo và hệ thống đánh giá năng lực, điều khiến dữ liệu học tập và dữ liệu vận hành không kết nối được với nhau.

- Bên cạnh lớp phần mềm, Edtexco cho biết họ xây dựng mạng lưới đối tác nhằm hoàn thiện chuỗi giá trị. 

Điều này bao gồm việc phối hợp với các tổ chức đào tạo, triển khai chương trình theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, cũng như cung cấp dịch vụ tư vấn đi kèm phần mềm, tập trung vào quản trị năng lực và phát triển tổ chức (OD). 

Ngoài ra, nền tảng này cũng tham gia phân phối các nội dung đào tạo từ đối tác quốc tế như SkillSoft, nhằm bổ sung nguồn học liệu cho doanh nghiệp.

Theo chia sẻ từ Edtexco, cách tiếp cận nhiều lớp này phản ánh một nhu cầu ngày càng rõ của thị trường: Doanh nghiệp không chỉ tìm kiếm một công cụ để thay thế Excel, mà cần một hệ giải pháp có khả năng bao phủ từ đánh giá năng lực, quản trị đào tạo đến phát triển con người, và có thể triển khai linh hoạt theo từng giai đoạn tăng trưởng.

Kết luận

Khi doanh nghiệp tăng trưởng nóng, những cách làm quen thuộc từng giúp tổ chức vận hành trơn tru ở quy mô nhỏ bắt đầu bộc lộ giới hạn. 

Excel, công cụ thủ công hay đào tạo rời rạc không sai, nhưng không còn đủ để quản trị năng lực trong một hệ thống đang mở rộng nhanh và phức tạp. 

Chúng ghi nhận được hoạt động, nhưng không đọc được năng lực. Chúng lưu trữ tri thức, nhưng không chuyển hóa được tri thức thành năng lực vận hành có thể nhân bản.

Điểm nghẽn vì thế không nằm ở việc doanh nghiệp thiếu công cụ hay thiếu nỗ lực đào tạo, mà ở chỗ năng lực chưa được nhìn như một biến số vận hành cần được theo dõi, điều chỉnh và đầu tư có hệ thống. 

Khi năng lực chỉ được xử lý ở từng mảnh rời rạc, khoảng cách năng lực sẽ tiếp tục mở rộng theo chính tốc độ tăng trưởng mà doanh nghiệp đang theo đuổi.

Chính trong bối cảnh đó, việc doanh nghiệp bắt đầu đặt lại vai trò của LMS không phải là một xu hướng công nghệ đơn thuần, mà là biểu hiện của một nhu cầu quản trị sâu hơn: Nhu cầu xây dựng một hạ tầng đủ sức kết nối học tập với công việc, dữ liệu với quyết định, và tri thức với hiệu suất vận hành.

Tuy nhiên, LMS chỉ thực sự có ý nghĩa khi được đặt đúng vị trí trong hệ thống. Nếu vẫn được nhìn như một công cụ đào tạo độc lập, nó khó tạo ra khác biệt. 

Nếu được tiếp cận như một phần của hạ tầng vận hành năng lực, LMS mới có khả năng giúp doanh nghiệp giữ nhịp tăng trưởng ổn định và bền vững hơn.

Từ đây, câu hỏi không còn là có nên dùng LMS hay không, mà là doanh nghiệp đang kỳ vọng điều gì ở một hệ thống quản trị năng lực đúng nghĩa. Và đó sẽ là trọng tâm của phần tiếp theo.