Tri thức nội bộ - Tài sản lớn của doanh nghiệp

AI đang thay đổi cuộc chơi của mọi ngành, nhưng AI không làm doanh nghiệp đạt hiệu quả tức thì.

Và AI cũng dần làm rõ một sự thật rằng: tổ chức, doanh nghiệp nào đưa ra quyết định nhanh hơn, học hỏi nhanh hơn và chuyển hóa tri thức nội bộ thành năng lực nhanh hơn thì tổ chức, doanh nghiệp đó bứt phá nhanh hơn.

Tri thức được nắm giữ bởi một số người có năng lực và trí tuệ cao. Nằm trong những “bí quyết nghề” không ai kịp ghi lại. Nằm trong cách xử lý tình huống chỉ tồn tại dưới dạng kinh nghiệm cá nhân.

Và nó biến mất rất âm thầm: không phải biến mất ngay, mà thất thoát dần theo từng lần thay người, từng đợt mở rộng đội ngũ, từng lần chuyển giao không trọn vẹn.

Ở quy mô nhỏ, câu chuyện này chưa lộ rõ. Nhưng khi doanh nghiệp tăng trưởng, mọi sai số vận hành đều trở nên đắt đỏ. Chỉ cần một nhân sự chủ chốt rời đi, một quy trình có thể đứt.

Chỉ cần đội ngũ tăng gấp đôi, tốc độ đào tạo không thể theo kịp tốc độ vận hành.

Khi đó, thứ doanh nghiệp mất không chỉ là “kiến thức”. Họ mất thời gian, mất hiệu suất và mất khả năng tiêu chuẩn hóa.

Có thể thấy rõ, tri thức nội bộ không nên là một thứ mãi nằm yên trong những thư mục hay và những bài thuyết trình được chia sẻ lắt nhắt trong nhóm chat.

Tri thức nội bộ cần chuyển đổi số hóa, để trở thành một loại tài sản vận hành của doanh nghiệp bởi đó là yếu tố quyết định đến thực thi của đội ngũ, tốc độ mở rộng, và thậm chí mức độ đứt gãy khi doanh nghiệp tăng trưởng nóng.

Tuy nhiên, có một thực tế không thể phủ nhận là hầu hết doanh nghiệp không thiếu tri thức, họ chỉ đang thiếu năng lực giữ tri thức.

Bên cạnh đó, một nghịch lý phổ biến có thể dễ nhìn thấy là doanh nghiệp vẫn chi ngân sách cho đào tạo nhưng năng lực nội bộ không tăng tương xứng.

Nhân sự vẫn tham gia lớp học, vẫn có bài kiểm tra, thậm chí vẫn có chứng chỉ. Nhưng năng lực thực thi trong công việc lại không cải thiện như kỳ vọng.

Việc học trở thành một hoạt động mang tính thủ tục: học để hoàn thành, học để báo cáo, học để “đủ KPI đào tạo”.

Vậy, vấn đề không nằm ở chuyện học hay không học mà nằm ở câu hỏi “học để làm gì” và “làm có tốt hơn không”.

Nhà quản lý thiếu dữ liệu để trả lời ba điều quan trọng: doanh nghiệp đang thiếu năng lực gì, ai đang thiếu, và thiếu ở mức nào.

Khi không trả lời được ba câu hỏi đó, đào tạo khó trở thành chiến lược vận hành. Nó chỉ là một hoạt động chạy song song với công việc.

Nếu nhìn theo tư duy hệ thống, điểm nghẽn thật sự nằm ở chỗ đào tạo bị tách rời khỏi quản trị năng lực.

Ở nhiều tổ chức, ba mảnh ghép quan trọng đang rời rạc: năng lực, đào tạo và hiệu suất.

Doanh nghiệp có thể có KPI, nhưng KPI không liên thông với năng lực. Doanh nghiệp có thể có rất nhiều nội dung học, nhưng không có “chuẩn” để định nghĩa thế nào là làm tốt.

Và khi không có chuẩn, không có đo lường, tri thức vẫn tồn tại nhưng không thể trở thành sức mạnh hệ thống.

Tri thức nội bộ được chuyển đổi số hóa

Trong thời đại AI, bài toán này càng cấp thiết. Bởi AI đang tự động hóa nhiều tác vụ, còn năng lực cốt lõi của con người sẽ nằm ở tư duy, kỹ năng xử lý vấn đề và khả năng thích ứng.

Muốn đội ngũ tăng tốc thật sự, tri thức không thể ở dạng rải rác. Nó phải trở thành tài sản tổ chức: được số hóa, cấu trúc hóa, có thể tìm kiếm, có thể tái sử dụng và đo lường tác động.

Tại buổi phỏng vấn giữa Trends Việt Nam và Edtexco, câu chuyện không dừng ở việc “bán một nền tảng học trực tuyến”.

Đại diện Edtexco nhấn mạnh một chu trình đầy đủ hơn: đánh giá để thấy khoảng trống năng lực, đào tạo để lấp khoảng trống đó, và quản lý sau đào tạo để chuyển hóa kiến thức thành hiệu quả công việc.

“Trước đây doanh nghiệp vẫn đánh giá năng lực qua Excel, rất vất vả. Khi có công cụ, phần mềm tổng hợp kết quả luôn và lưu trữ theo từng kỳ để biết nhân sự tiến bộ như thế nào”, đại diện Edtexco chia sẻ.

Trong hệ sinh thái giải pháp của doanh nghiệp này, X360 là mảnh ghép đi sâu vào đánh giá năng lực nhân sự.

Hệ thống cho phép đánh giá theo vị trí công việc, gắn với yêu cầu năng lực cho từng vai trò, đồng thời có thể kết hợp nhiều phương pháp như đánh giá hành vi, bài kiểm tra, tình huống.

Dữ liệu sau đánh giá không chỉ dừng lại ở báo cáo, mà có thể kết hợp KPI để tạo ma trận nhân tài, phân nhóm nhân sự và đưa ra các phương án về kế hoạch quản trị theo từng nhóm.

Ở chiều ngược lại, XLMS là lớp giải pháp quản trị đào tạo. Nhưng điểm Edtexco nhấn mạnh lại không nằm ở việc quản lý khóa học, lộ trình hay kỳ thi bởi đây là phần mà “hầu hết các hệ thống đều giống nhau”. Sự khác biệt nằm ở bài toán số hóa tri thức nội bộ.

Edtexco quan sát rằng nhiều doanh nghiệp mua hệ thống đào tạo nhưng không vận hành được vì họ không có năng lực tự số hóa tài sản tri thức của mình: tri thức nằm trong đầu người giỏi, hoặc tồn tại dưới dạng tài liệu rời rạc, thiếu cấu trúc.

Vì vậy, Edtexco đưa AI vào phần doanh nghiệp đang mắc. Theo Edtexco, doanh nghiệp chỉ cần đưa tài liệu lên, AI có thể phân tích và đề xuất cấu trúc bài học từ outline đến nội dung chi tiết.

Hệ thống cũng tích hợp trợ lý học tập theo hướng hỏi–đáp dựa trên dữ liệu nội bộ, giúp người học tra cứu nhanh mà không phụ thuộc vào nguồn bên ngoài thiếu kiểm chứng.

“Thay vì hỏi ChatGPT rồi lo dữ liệu có chính xác không, ở đây AI sẽ hỏi đáp dựa trên dữ liệu mình đưa lên”, đại diện Edtexco nói.

Cách tiếp cận này tạo ra một vòng khép kín: tri thức được số hóa và tổ chức; năng lực được chuẩn hóa và đo lường; đào tạo được gắn vào nhu cầu thực tế.

Khi đó, học không còn là hoạt động tách rời, mà trở thành một phần của vận hành và tăng trưởng.

Khi tốc độ vận hành vượt tốc độ chuyển giao tri thức, rủi ro đứt gãy sẽ xuất hiện ngay lập tức. Và khi ấy, số hóa tri thức không còn là một dự án “đẹp để làm truyền thông”, mà trở thành giải pháp để tổ chức giữ nhịp tăng trưởng.

Trong cuộc đua AI, công nghệ có thể giúp doanh nghiệp đi nhanh hơn. Nhưng yếu tố quyết định vẫn là năng lực con người và khả năng biến know-how thành tài sản tổ chức.

Doanh nghiệp sở hữu tri thức chưa đủ. Doanh nghiệp cần sở hữu cả năng lực quản trị tri thức như một tài sản chiến lược đúng nghĩa – để ổn định vận hành, tăng tốc triển khai và chuẩn bị cho tương lai.